Hinweise zu Fahrtkosten bei Nutzung des privaten Pkw

Vielen Dank, dass du dein privates Fahrzeug für Fahrten im Auftrag des Vereins zur Verfügung stellst. Damit verbunden sind Aufwand und Verantwortung, die wir selbstverständlich berücksichtigen möchten. Für die Abrechnung und Durchführung solcher Fahrten bitten wir dich, die folgenden Regelungen zu beachten:

Verantwortung für die Fahrt

Du führst die Fahrt eigenverantwortlich durch. Bitte stelle vor Fahrtantritt sicher, dass dein Fahrzeug technisch einwandfrei und für die jeweilige Fahrt geeignet ist. Außerdem bist du dafür verantwortlich, dass das Fahrzeug ausreichend versichert ist und die transportierte Ladung sicher und vorschriftsgemäß verstaut wird.

Erstattung der gefahrenen Kilometer

Für im Auftrag des Vereins zurückgelegte und tatsächlich erforderliche Kilometer gelten derzeit folgende Erstattungssätze:

Mit diesen Kilometersätzen sind alle laufenden und durch die Fahrt verursachten Fahrzeugkosten abgegolten. Dazu gehören insbesondere Kraftstoff, Strom, Verschleiß, Wartung, Steuern, Reinigung, Versicherung, Umweltplakette, etc.. Eine zusätzliche oder gesonderte Erstattung dieser Kosten ist daher ausgeschlossen.

Wirtschaftliche Durchführung

Bitte führe Vereinsfahrten möglichst wirtschaftlich durch. Nutze, sofern sinnvoll und zumutbar, Fahrgemeinschaften, wähle geeignete kurze Fahrstrecken und rechne ausschließlich die tatsächlich gefahrenen und für den Vereinszweck erforderlichen Kilometer ab.

Zusätzliche Ausgaben

Kosten, die nicht durch das Kilometergeld abgedeckt sind, können separat eingereicht werden. Dazu zählen insbesondere Maut- und Parkgebühren. Bitte füge dem Erstattungsantrag hierfür jeweils einen entsprechenden Beleg mit Datum und Betrag bei.

Nachvollziehbarkeit und Prüfung

Die abgerechneten Fahrten müssen dem Vereinszweck dienen und nachvollziehbar sein. Der Verein behält sich vor, nicht erforderliche, nicht genehmigte oder in ihrer Höhe unplausible Fahrten beziehungsweise Kosten nicht zu erstatten. Wenn du unsicher bist, ob eine Fahrt erforderlich ist oder abgerechnet werden kann, sprich bitte möglichst vor Fahrtantritt den Vorstand an.

Vielen Dank für deine Unterstützung und dafür, dass du dein Fahrzeug für den Verein einsetzt.

Beste Grüße
Hendrik