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Wie werden Unkosten erstattet?
Gelegentlich kommt es vor, dass jemand für den Verein etwas einkauft oder Fahrten für den Verein mit dem privaten PKW unternimmt. Um die so entstandenen Unkosten erstattet zu bekommen, gibt es ein Formular. Grundsätzlich gilt, dass für jede Kostenerstattung ein Beleg nötig ist. Das sind i.d.R. Kassenzettel oder Eigenbelege (bei Fahrtkosten).
1. Belege Sammeln und durchnumerieren
2. Kostenerstattungsformular ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben
3. Belege auf die Rückseite des Formulars oder auf ein extra A4-Blatt kleben
4. Formular und aufgeklebte Belege dem Schatzmeister zukommen lassen.
”’H I N W E I S:”’
Ich nehme nicht länger Abrechnungen an, die aus losen Blättern bestehen bzw. nicht im A4-Format sind. Folgende Dinge sind nicht statthaft:
– Einzelne Kassenzettel die nicht auf ein A4-Blatt geklebt sind.
– Belege, die so zusammen getackert sind, dass sie nicht ohne weiteres einscannbar sind.
– A4-Blätter die nicht per Tacker zusammen geheftet sind.
– Kassenzettel, auf denen sowohl Vereinsausgaben als auch private gemischt sind.
Im Zweifelsfall bitte mich fragen.
Erstattungsfähig sind Fahrten wenn ihr z.B. Material zu einem Markt fahrt. Im Zweifelsfalle fragt bitte vor einer Fahrt beim Vorstand oder AG-Leiter nach.
Jeder gefahrene Kilometer wird derzeit mit 0,27 EUR vergütet (Transporter, oder PWK + Anhänger 0,32 EUR). Zusatzkosten (z.B. Maut, Fähren, Parktickets, jedoch KEINE Tankquittungen oder Abschlepp-/Werkstattkosten) sind extra erstattungsfähig.
1. Anzahl der gefahrenen Kilometer merken 2. Fahrtkostenbeleg ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben 3. Kostenerstattungsformular ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben
Klebt bitte die Kassenzettel auf die Rückseite des Formulars oder auf ein extra A4-Blatt.
Bitte vermeidet es, private Ausgaben und Vereinsausgaben auf einem Kassenzettel zu haben. Wenn ihr im Laden sowohl private als auch Vereinssachen einkauft, macht bitte 2 Kassenvorgänge draus.
Bitte vermeidet es, Ausgaben mehrerer Bereiche in einer Abrechnung zu haben. Wenn ihr also beispielsweise für Mittelaltermärkte etwas einkauft und gleichzeitig auch noch etwas fürs Larp-Basteln, macht bitte zwei Abrechnungen draus.
Bitte rechnet zeitnah ab. Wenn ihr erst Monate nach der Ausgabe abrechnet, erschwert das die Nachvollziehbarkeit nur unnötig. Sehr ungern möchte ich Abrechnungen aus einem Vorjahr verspätet bearbeiten müssen.
Entweder ihr gebt sie einem der Vorstände oder ihr schickt sie direkt an den Verein.
Widukinds Wächter e.V.
Kerbelbreite 31
39116 Magdeburg
Wenn ihr Fragen habt, schreibt mir am besten eine Mail an die info@… – Adresse.
Euer Hendrik.